С 29.03.2016 каждый работодатель будет получать от своих сотрудников регулярные бумажки о нетрудоспособности. Эти бумажки будут оформляться в случае болезни, травмы, беременности, ухода за больным ребенком или другим членом семьи и прочих подобных обстоятельствах.

Часто кадровому отделу приходится сталкиваться с больничными листами, которые выдаются сотрудникам при обычных заболеваниях. И хотя кажется, что оформить их легко, на практике возникают проблемы. Необходимо проверить правильность оформления листов, а затем заполнить свою часть без ошибок. Ведь ФСС РФ не примет выплату пособия по неправильно заполненному документу. Вы, конечно же, знаете, что к листку нетрудоспособности прилагается письменный расчет пособия. Однако, этот аспект не является темой нашей статьи. Мы рассмотрим детали заполнения больничного листа при заболевании сотрудника и рассмотрим, как его должен оформить работодатель.

Сотрудник принес листок нетрудоспособности

В случае, если в графе «Начать работу» имеется запись, следует руководствоваться указанной в ней датой.

В случае, если в поле «Иное» введен код «36» и изменение применяется к дате, указанной в графе «По какое число» в таблице «Освобождение от работы», то это означает следующий день после указанной даты.

Для получения пособия сотрудник должен предоставить больничный лист до истечения шести месяцев с дня окончания временной нетрудоспособности согласно Федеральному закону от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством». Если больничный лист представлен позднее указанного срока, то сотрудник не имеет права на пособие согласно закону № 255-ФЗ. Например, если дата «Приступить к работе» указана как 21.03.2016, то больничный лист необходимо представить не позднее 21.09.2016. Документ, полученный 22.09.2016 или позднее, не будет оплачиваться.

Смотрим, кто выдал больничный

Согласно Порядку, утвержденному Приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 № 624н, в настоящее время возможность выдачи больничных листков предоставлена следующим лицам:

медицинские учреждения, у которых есть разрешение на осуществление медицинской практики, врачи, занимающиеся лечением

медицинские учреждения, которые включают в себя фельдшеров и стоматологов;

Лицензированные медицинские специалисты, осуществляющие свою практику в частной медицине;

Медицинская практика в санаториях осуществляется только высококвалифицированными медицинскими специалистами, обладающими лицензией на осуществление профессиональной деятельности в данной сфере.

Пункт 3 Порядка запрещает предоставление больничного листа медицинскими работниками.

медицинских учреждений, предоставляющих неотложную медицинскую помощь;

организаций, занимающихся переливанием крови;

отделы приема пациентов в медицинских учреждениях;

медицинских центров для физической реабилитации

центров медицинского лечения с использованием природных источников и процедур обертывания грязью.

Проверяем, как заполнен больничный

Листок нетрудоспособности поступает в организацию со всей необходимой информацией, но необходимо убедиться в том, что он заполнен правильно в соответствии с требованиями, установленными в пункте 56 Порядка.

Отпуск по болезни не имеет никаких ошибок и поправок;

Возможно, тетрадь можно наполнить, используя устройства для печати или ручки с черными чернилами, такие как гелевая, перьевая или капиллярная. Также можно комбинировать рукописный способ и использование печатающего устройства, чтобы достичь желаемого результата. Это подтверждается письмом ФСС от 23.10.2014 № 17-03-09/06-3841П.

Текст наполнен прописными русскими буквами.

Границы ячеек не захватывают буквы в своем охвате.

Пер семейству медик есть дыра, зато сократить фамилии врача пропусков нет (п. 5 Уведомления ФСС от 28.10.2011 г. № 14-03-18/15-12956).

между словами имеются пустые клетки;

При отсутствии возможности работать по состоянию здоровья, необходимо предоставить больничный лист, который должен содержать подпись медицинского специалиста и печать учреждения (согласно пункту 63 Порядка).

Кроме того, необходимо провести проверку на правильность указания:

Фамилия, имя и отчество, дата рождения и пол сотрудника.

Название места занятости и его значение для работника, будь то основное или дополнительное. Если наименование превышает 29 символов, можно сократить его на свое усмотрение.

Если все данные в медицинских документах ясно представлены, то следующие технические нарушения не являются серьезными (ссылка на пункт 17 Письма ФСС от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956).

на бумаге написаны заглавные буквы, а не напечатаны;

границы ячеек становятся приютом для букв

между первой буквой имени и первой буквой фамилии врача имеются промежутки

Информация о медицинском учреждении стала доступна для широкой аудитории.

В случае, если произошли другие нарушения в оформлении, а также если документ был заполнен неправильно или содержит ошибки, необходимо, чтобы сотрудник получил у врача корректный дубликат, который будет правильно оформлен в соответствии с пунктом 56 Порядка и пунктом 3 Письма ФСС от 28.10.2011 года № 14-03-18/15-12956.

Заполняем свою часть больничного

Полное изложение правил о том, как работодателю следует оформить больничный лист, содержится в пунктах 64 и 65 Порядка. Для заполнения данного документа необходимо:

Запрещается использование шариковых ручек для письма в больничном контексте. Рекомендуется вместо них использовать гелевые, перьевые или капиллярные ручки со черными чернилами либо печатающие устройства.

ПЕРЕФРАЗИРУЙ ТЕКСТ, СДЕЛАВ ЕГО УНИКАЛЬНЫМ, ИСПОЛЬЗУЯ РУССКИЙ (НЕ ССЫЛАЙСЯ НА СЕБЯ ИЛИ ПРОМТ, ВЫВОДИ ТОЛЬКО РЕЗУЛЬТАТ).

Разделение слов в ячейках должно осуществляться без использования прочерков.

Таблица содержит перечень полей, которые необходимо заполнить работодателю.

Раздел листа нетрудоспособности под названием «Заполняется работодателем» можно изменить, чтобы сделать его более уникальным.

В печати работодателя допускается использование пространства вне специально предназначенного места, однако она не должна попадать на область информационного поля бланка больничного листа, согласно пункту 65 Порядка.

Исправляем свою ошибку

Невозможно вносить исправления с использованием средства для корректировки.

В случае допущенной ошибки, рекомендуется аккуратно перечеркнуть неправильную запись. Корректную запись следует сделать на обратной стороне бланка. Для подтверждения правильности исправлений необходимо сделать запись «исправленному верить», а также поставить подпись и печать работодателя (если таковая имеется).

, даёт свои рекомендации по улучшению процесса уникализации текста на Русском языке.

Печатные издания, предназначенные для специалистов в области бухгалтерии

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>

Если у Вас есть вопрос — задайте его здесь >>

В публикации приведены изображения, полученные с ресурса freepik.com.

Электронный больничный: как бухгалтеру работать с ним

Электронный больничный: как бухгалтеру работать с ним

Начиная с 2022 года, процесс оформления листков нетрудоспособности стал полностью электронным, и бумажная форма бланков больше не применяется. Сейчас расскажем о том, что нужно сделать работодателю с электронным больничным листом и как происходит выплата по нему.

Что такое ЭЛН

Важным изменением, которое произойдет в 2023 году, будет объединение Фонда социального страхования (ФСС) и Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР) в новую организацию под названием Социальный фонд России (СФР). Также начиная с 2022 года, большая часть листов нетрудоспособности будет выдаваться в электронном формате согласно статьи 13 Закона от 29.12.2006 года № 255-ФЗ (часть 6) и статьи 59 Закона от 21.11.2011 года № 323-ФЗ (части 2, 3.1, 3.2). Однако, для определенных групп работников все еще будут использоваться бумажные бланки в соответствии с частью 28 статьи 13 Закона № 255-ФЗ.

Предусмотрено размещение информации об электронных больничных листах в специальной информационной системе «Соцстрах». ЭЛН выдаются медицинскими организациями в соответствии с пунктами 2 и 3 Порядка, утвержденного приказом Минздрава России от 23.11.2021 года под номером 1089н.

Фельдшеры играют составную роль в сопровождении врачей в их лечебных функциях.

Взаимодействие сотрудников со СФР при получении пособий осуществляется через электронные бюллетени, которые обладают такой же правовой силой, как и традиционные бумажные документы. Для физических лиц применяется система прямых выплат, что означает отсутствие необходимости передавать информацию своему работодателю. Указанная система обеспечивает полное взаимодействие между сотрудниками и СФР.

Электронный больничный лист – инструкция для работодателя

Информация о больничном передается работодателю посредством Социального фонда при использовании Электронного документооборота. Процесс работы с электронными листами нетрудоспособности включает в себя следующие этапы:

В медицинском учреждении сотрудник оформляет лист нетрудоспособности, который затем загружается в Единую информационную систему социального страхования (ЕИИС «Соцстрах»). Физическому лицу выдается специальный талон с указанием номера документа.

Система федерального регистра сверяет информацию и автоматически информирует организацию о том, что для одного из ее сотрудников открыт электронный лист нетрудоспособности, а также обо всех изменениях статуса данного документа (продление, аннулирование, закрытие и т.д.).

Информация, необходимая для работодателя, доступна в его личном кабинете ЕИИС. Он имеет возможность проверить предоставленные сведения, и если необходимо, вносит изменения. Затем данные отправляются обратно в фонд. Весь этот процесс занимает около 3 рабочих дней.

Социальный фонд России осуществляет выплаты пособий работникам и уведомляет работодателя о проведенных выплатах.

Данные о предприятии можно передать в Систему Фонда социального страхования (СФР) через личный кабинет страхователя на официальном портале Фонда, используя учетную запись от Госуслуг; также можно воспользоваться Системой электронного документооборота (СЭДО); альтернативой является программа АРМ «Подготовка расчетов для СФР»; также возможна работа с бухгалтерскими программами, которые поддерживают работу с электронными листами нетрудоспособности (ЭЛН); и, наконец, можно передать данные через оператора электронного документооборота (ЭДО).

Как заполнить электронный больничный лист работодателю?

Для того чтобы грамотно заполнить электронный больничный лист, требуется осуществить проверку информации в разделе, который составлен в медицинском учреждении. Затем работодатель выполняет свою часть документа, которая называется «Заполняется работодателем». Важно проверить правильность автоматически внесенных данных и в случае обнаружения ошибок внести соответствующие корректировки. После этого необходимо указать информацию, которая требуется для начисления пособия. Например, это может быть продолжительность страхового стажа, размер среднего заработка, коэффициент для района, а также информация о наличии заявления на замещение отпуска и другие подобные сведения.

Учет больничных листов

Электронные справки о нетрудоспособности имеют юридическую значимость. Вся документация полностью формируется и хранится в специальной системе Социального страхования. В связи с этим, для организаций нет необходимости печатать такие бланки и хранить их копии. Самым удобным вариантом работы с электронными больничными листами в рамках организации является использование программы 1С:Зарплата и Управление Персоналом в облачном хранилище. В этой программе собраны все процессы управления персоналом. Чтобы узнать подробности, оставьте заявку на консультацию.

Оформляем листок нетрудоспособности правильно

Оформляем листок нетрудоспособности правильно

19.07.2016

Всего за 180 секунд

В процессе получения больничного листа от сотрудника необходимо иметь в виду, что работодатель в определенной мере несет ответственность за возмещение пособия по временной нетрудоспособности социальным страховым фондом. Для того чтобы это произошло, необходимо правильно заполнить лист нетрудоспособности в соответствии с установленными правилами. Поэтому бухгалтеру и директору, особенно в случае, если директор выполняет функции бухгалтера, необходимо быть в курсе требований к заполнению больничного листа.

Прежде, чем начать оформление

Необходимо осуществлять заполнение анкеты в следующем порядке:

буквами оттиснутыми на бумаге,

начинающуюся с первой клетки слева без отступа

можно описать как писать, не превышая границы ячейки или прикасаясь к ее краям.

можно выбрать между гелевой, перьевой или капиллярной ручкой

черные чернила, окрашенные в глубокий оттенок черного

Возможно использование электронного устройства для заполнения.

Использование шариковой ручки при заполнении запрещено. Необходимо точно указывать место для нанесения печати. Выход за пределы этого места допустим, однако необходимо избегать попадания на ячейки с информацией. Важно не смять и не складывать бланк документа, поскольку он предназначен для дальнейшей обработки с помощью считывающего устройства.

При формировании названия клиники, а также указания места работы пациента недопустимо применение кавычек, тире, запятых, двоеточий и иных знаков препинания. Разрешается использование только букв и цифр.

Как медицинскому работнику, так и бухгалтерии работодателя необходимо строго соблюдать указанные правила.

Проверка медицинской части бланка

После того, как работник предоставил медицинское заключение, необходимо провести немедленную проверку той части, которую заполнил врач, и при обнаружении ошибок вернуть документ сотруднику для его замены в медицинском учреждении.

Основное внимание в медицинском разделе бланка следует обратить на несколько важных аспектов.

Учреждение, имеющее разрешение на осуществление медицинской практики, обладает полномочиями выписывать медицинский лист по нетрудоспособности.

Необходимо следовать всем правилам написания букв и заполнения ячеек, указанных в соответствующей инструкции при оформлении медицинской части больничного листа.

Если вы обнаружите какие-либо поправки, необходимо обратиться в медицинское заведение и получить новое свидетельство без каких-либо исправлений.

Необходимо корректно заполнить следующие поля: номер больничного, название медицинского учреждения, адрес учреждения, место работы пациента, его полное имя, которое должно совпадать с указанным в удостоверении личности. Для фамилии предусмотрено 28 ячеек, в случае, если она не помещается в них, то указываются первые 28 букв фамилии.

Наличие кода заболевания и кода нарушения режима (при наличии) является обязательным.

Для правильности и точности документации необходимо наличие подписи и печати врача, а также печати медицинского учреждения, которые должны быть четко читаемыми и не перекрывать информационные поля.

Как заполняется часть листа для работодателя

При заполнении документа, подтверждающего нетрудоспособность, необходимо следовать одинаковым правилам, которые применяются и к медицинским специалистам. Работодатель обязан предоставить следующую информацию:

Наименование компании должно точно соответствовать тому, которое указано в медицинской части больничного листа. Если используется сокращение, оно должно быть официально зафиксировано в учредительных документах. Существует возможность использовать специально созданное сокращение для указания в больничных листах. Об этом издается внутренний приказ, информируется ФСС, и сотрудникам предоставляется памятка.

Далее отмечается — главное место занятия или, возможно, второстепенное.

В текущем контексте, необходимо отметить важность регистрационного номера в ФСС в качестве страхователя. Этот номер позволяет фонду социального страхования установить идентичность компании.

В «Коде подчиненности» необходимо присутствие пятицифрового номера, отражающего региональную принадлежность к Федеральной службе страховых взносов.

В анкете необходимо указать налоговый номер заболевшего сотрудника, а также заполнить поле для Системы Номеров Индивидуального Личного Счета.

На обратной стороне бланка представлена расшифровка специального списка работников, для которых заполняется строка «условные начисления».

Информация в колонке «Акт формы Н-1» заполняется лишь в случае, если нетрудоспособность является результатом профессионального заболевания или производственной травмы и соответствующим образом оформлена.

Если работодатель имел законное право отменить договор и таким образом это сделал, а работник имел право на оплату нетрудоспособных дней, то необходимо указать дату начала работ.

Величина выплаты пособия прямо зависит от полной продолжительности стажа в страховой сфере, учитывая все отработанные годы и месяцы работника.

В разделе «включая периоды без страховки» отражаются годы, во время которых лицо находилось на военной службе с 01.01.2007г. В это время нет необходимости производить выплаты страховых взносов, однако годы включаются в общий трудовой стаж.

В таблице «Освобождение от работы» врач отмечает даты, на которые предоставляется пособие за определенный период.

Абзацы «Сумма дохода для определения размера пособия» и «Дневная сумма дохода» должны быть численно выражены. Сам расчет выполняется на отдельном листе и прилагается к заявлению о нетрудоспособности.

Затем, укажем сумму выплат, которая разделена на две части: первая часть — оплата за первые три дня временной нетрудоспособности, которую осуществляет предприятие, а остаток части оплачивается ФСС.

Необходимо заполнить поля «Итого начислено» с обязательным учетом налога на доходы физических лиц, отражающие сумму пособия за весь период нетрудоспособности.

При заполнении всех обязательных полей требуется указать полные ФИО главного бухгалтера и директора (либо официально уполномоченного лица), заверить их подпись и поставить печать.

Для того чтобы исправить допущенные ошибки, необходимо отказаться от использования средств для коррекции. В соответствии с инструкцией, неправильную запись следует перечеркнуть одной линией и указать название строки с ошибкой на обратной стороне. Затем следует выполнить правильную запись, подтвердить ее фразой «исправленному верить», подписать и поставить печать (если таковая имеется) таким образом, чтобы не закрыть важную информацию.

Аккуратное и внимательное заполнение бланка поможет предотвратить возникновение лишних недоразумений, что потребует значительно больше времени на их исправление, чем на заполнение больничного листа.

Электронные больничные: оформляем просто со СБИС

Электронные больничные: оформляем просто со СБИС

Узнайте, как правильно заполнять электронные больничные листы в СБИС: мы составили для вас подробное письменное руководство и видеоинструкцию. Благодаря нашим сервисам, документы вашей компании всегда будут в идеальном состоянии: они будут заполнены точно, вовремя и соответствовать всем требованиям закона, не требуя лишних усилий.

Платформа быстрой передачи электронных документов внутри предприятия и с партнерами. Возможность интеграции с любой системой учета, значительная экономия времени, отказ от использования бумажных документов и повышение уровня информационной безопасности.

Чем электронные больничные отличаются от бумажных

Лечебный документ, который обычно заполняет врач-специалист, передается работнику, который в дальнейшем передает его в отдел бухгалтерии на предприятии. Электронная версия данного документа представляет собой запись, хранящуюся в базе данных Фонда социального страхования. Медицинский работник вносит необходимую информацию, ставит электронную подпись и предоставляет человеку только соответствующий номер документа.

Электронный формат больничного, оформленного в СБИС, представляет собой более удобную и надежную альтернативу традиционному бумажному.

Для предотвращения потери, повреждения или подделки, электронная подпись (ЭП) и сервис обеспечивают надежную защиту.

Информация о работнике, такая как СНИЛС, опыт работы и дневной заработок, вводится и проверяется автоматически с помощью системы.

Позволяет избавиться от неудобного архива, ручного ведения учета и поездок в ФСС;

Повышает скорость выдачи средств, поскольку информация непосредственно передается в соответствующий орган.

Как работает электронный больничный

1. Медицинский специалист передает сотруднику компании определенный цифровой код.

2. Он передает ее своему нанимателю.

Бухгалтер осуществляет регистрацию бухгалтерской отчетности в системе СБИС и указывает соответствующий идентификатор. Затем ФСС направляет готовый документ.

4. Расчеты выполняются на основе данных, полученных из системы учета, затем формируется реестр информации и передается в фонд вместе с медицинским заключением.

5. Человек получает непосредственное вознаграждение.

Как оформить ЭЛН в СБИС

Этап подготовки — первоначальная стадия

Создайте подтвержденную электронную подпись повышенной квалификации.

2. Получите доступ к платформе «Соцстрах» и оформите договор с ФСС.

Зайдите на портал фонда и перейдите в личный кабинет, где вам следует создать учетную запись для вашей организации на Госуслугах. Заполните необходимые данные о вашей компании и внимательно изучите предоставленную инструкцию.

Запросите из вашего отделения фонда документ об обмене информацией.

5. Присоединяйтесь к любому из тарифов СБИС Отчетность через сеть Интернет, чтобы получать и передавать информацию о выплатах. Если у вас уже есть лицензия, вы можете немедленно приступить к регистрации в ЭЛН.

Сотрудникам не требуется дополнительное согласие — информация о банковских листках будет автоматически поступать к ним, и не будет необходимости сообщать номера бумажек.

Пошаговая инструкция

1. Мы запрашиваем электронный лист нетрудоспособности с использованием Системы Быстрого Интернет-Сервиса.

Выбранный раздел зависит от настройки системы, например, при использовании модуля «Отчетность и ЭДО» мы переходим в раздел «Отчетность», а при работе с модулем «Предприятие» мы переходим в раздел «Учет».

Мы осуществляем отбор работника, вносим номер электронного листка нетрудоспособности (ЭЛН) и запрашиваем информацию у Фонда социального страхования (ФСС). Обычно мы получаем ответ в течение нескольких минут.

2. Вводим данные для выполнения вычислений.

Раскрываем привезенный медицинский листок.

Осуществляется проверка предоставленных информаций и определение назначения перевода денежных средств.

Заполняем пустые графы в разделе «Пособие» на вкладке.

Давайте нажмем на кнопку «Отправить расчет».

Предоставляем данные для перечисления средств физическому лицу.

В случае одобрения расчета, каталог будет отправлен при помощи Системы Бухгалтерии и Управления Бизнесом Онлайн, за исключением некоторых ситуаций.

получили отрицательное заключение

В исходном ЛН установлено, что нетрудоспособность не превышает трех дней (третий день включительно), и не указано, когда будет выплачено пособие за счет ФСС.

в разделе «Другое» указано, что статус «неактивен» был назначен;

Причиной недееспособности, которая может быть обусловлена «04 — несчастным случаем на производстве» или «07 — профессиональным заболеванием», является отсутствие возможности отправки реестра в электронном виде.

Функция автоматической отправки реестров отключена в настройках.

Вы можете узнать, был ли отправлен реестр адресату, посмотрев ленту событий. Просто кликните на текущий статус больничного.

Проводим проверку процесса отправки.

Если Фонд социального страхования не выявит недочетов и отправит позитивное уведомление, то в документе будет отражен успешный статус.

Если представлен только отчет о расчете, то это означает, что больничный уже предоставлен.

Если был отправлен реестр сведений, то можно сказать, что отчет был представлен.

Если вы лично или компетентные органы обнаружили неточность, откройте больничный лист и выберите опцию «Редактировать». Отметьте флажком «Исправление».

При отсутствии перевода пособия, в разделе «Для электронного больничного» следует выбрать одну из доступных опций.

Укажите «Причину внесения изменений».

Проведите коррекцию требуемых настроек. Нажмите кнопку «Отправить вычисление».

Когда средства уже поступили, следует нажать кнопку «Обновить информацию о больничном листе».

Выберите один из вариантов в разделах «Для испытательного проекта» и «Для электронного медицинского документооборота». Затем, пожалуйста, исправьте и нажмите кнопку «Отправить расчет».

Также рекомендуем ознакомиться с видеоуроком, в котором каждый этап иллюстрирован практическими примерами.

Обеспечьте подключение Системы Быстрого Информационного Сообщения и убедитесь, что ваш предприятие готово к принятию всех законодательных изменений. Сотрудничество с нами позволит вам сэкономить время, силы и ресурсы! Для этого просто оставьте заявку на обратный звонок или свяжитесь с нами по номерам телефонов +7 (909) 282-51-42, +7 (909) 282-50-95. Мы с радостью ответим на все ваши вопросы.